Необходимо составить опись внутренних документов? С указанием номеров документов, индексов, названий и количества документов в личных делах сотрудников? Посмотрите, как составляется внутренняя опись документов личного дела. Образец описи, к слову, как и все полезные документы у нас на сайте, можно будет скачать в конце статьи.
Внутренняя опись документов личного дела: образец
Внутренняя опись представляет собой таблицу с семью столбцами. Она содержит информацию обо всех документах, хранящихся в личных делах. Поскольку закон не определяет стандартный формат внутренней описи, организации вправе утвердить свой собственный формат и использовать его в своей политике управления персоналом. Примером может служить использование каталога документов в личном деле сотрудника, форма которого приведена в Правилах работы архивов организаций.
В случае самостоятельной разработки нужно будет учесть необходимые моменты:
- номер дела;
- индекс документа;
- дата создания документа;
- заголовок (наименование);
- номера листов дела;
- примечания.
Разумеется, в самом конце таблицы (вернее, уже под ней) нужно разместить информацию об общем количестве документов. Цифрами и прописью. Не забудьте про лицо, которое ответственно за ведение дела, а также дату обновления описи.
Помните, что документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. Именно поэтому во внутренней описи сначала идёт документ о приёме сотрудника на работу. И так далее, до момента его увольнения.
Какие документы попадают в эту опись?
В личное деле сотрудника подшиваются только те документы, которые непосредственно относятся к его трудовой деятельности. Какие же это документы?
- о трудовых отношениях:
- заявление, копия приказа о приёме на работу;
- трудовой договор;
- согласие на обработку персональных данных;
- анкета и автобиография;
- характеристики;
- рекомендательные письма (если есть);
- отзывы о работнике (полученные от должностных лиц);
- личный листок по учёту кадров (и дополнения к нему, если есть).
- о мероприятиях, сопровождающих трудовую деятельность:
- справки о медицинских осмотрах;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- приказы о переводах и перемещениях;
- заявления и объяснительные работника;
- докладные записки;
- иная документация.
Вместо заключения
Важно помнить, что вся информация, находящаяся как в личном деле сотрудника, так и в описи – являются конфиденциальной информацией. А значит, доступ к ней должен иметь только те руководители и сотрудники кадровой службы, которые подписали соглашение о неразглашении персональных данных. Скачайте образец внутренней описи документов личного дела по этой ссылке.