Отпуск. Он не только полезен для морального духа и производительности работников, но также способствует снижению уровня стресса. Словом, прекрасная возможность расслабиться и восстановить потраченные силы. И в обязанности работодателя входит дать работнику этот отпуск. А работнику кадровой службы, в свою очередь – спланировать. Иногда эта задача может оказаться весьма нелёгкой. Как составить график отпусков? Чтобы всё было правильно, чтобы никого не обидеть. А самое главное – не спровоцировать нарушения законодательства?
Как составить график отпусков?
В идеальной (с точки зрения учёта кадров, разумеется) компании разработана и внедрена целая политика планирования отпусков. Таким образом, каждый работник знает, чего может ожидать, планировать. Для работодателя тоже нет сюрпризов: когда ключевой сотрудник захочет отдохнуть от работы. Но, как правило, вопрос, как составить график отпусков, встаёт уже слишком поздно. Поэтому мечты об отдельной политике стоит немного подвинуть и приняться за дело. Вернее, за 6 конкретных шагов в составлении графика отпусков. К слову, вот они:
- составить список сотрудников, которые должны быть включены в график отпусков;
- подсчитать количество дней отпуска (в том числе, накопленных с предыдущих лет;
- спросить и учесть пожелания сотрудников;
- составить предварительный проект графика отпусков, а затем подготовить и финальную версию;
- подписать и утвердить у работодателя;
- ознакомить работников под подпись.
А вы знали? В организациях, которые относятся к числу микропредприятий, можно не составлять графики отпусков. Его можно заменить на письменное соглашение между работником и работодателем – это абсолютно правомерно.
Тонкости составления графика отпусков
Но, как оказывается, просто знать вышеприведённую последовательность – это мало. Есть определённые тонкости, которые обязательно нужно учесть при составлении графика отпусков. Ознакомьтесь:
В списке сотрудников, когда вы его будете составлять, отражайте всех по-максимуму. Те, кто в отпуске по уходу за ребёнком, те, кто использовал отпуск авансом. А внутренних совместителей вообще отметьте дважды.
Выясняя пожелания работников относительно времени предоставляемого отпуска, не забудьте о категориях, работники которых имеют право на отдых в удобное для них время. Например, несовершеннолетние, беременные женщины, почётные доноры и так далее.
Если в организации есть профессиональные союзы, то график нужно обязательно согласовать с ними. Не стоит забывать и об ознакомлении: с графиком должны ознакомиться все работники: каждый должен поставить свою подпись.
Хочется сделать ещё лучше?
Как известно, предела нет совершенству. Если есть желание, можно создать целую онлайн-систему, с помощью которой сотрудники могут подавать запросы в электронном виде, а не заполнять бумажные формы вручную. Это сэкономит драгоценное административное время, обеспечивая надежное хранение всей необходимой информации по каждому запросу в одном месте. Можно будет избежать возможной ругани между работником и руководством, или между самими работниками. А ведь в наше время так часто нам не хватает объективности!
Как итог, работодатель должен отправлять своих работников в отпуск. Равно как и работники должны следовать правилам внутреннего трудового распорядка. В любом случае, если перед вами стоит задача, как составить график отпусков, внимательно следуйте тем шагам, что мы привели выше. Отдел кадров, который эффективно управляет графиками отпусков, предоставляя при этом людям достаточную свободу и гибкость при бронировании отпусков, когда это необходимо… это ли не сказка?